El presupuesto de beneficios de una empresa no debería ser una hoja de cálculo que alguien actualiza en octubre cuando ya se siente la presión de fin de año. Debería ser un instrumento de planeación que en agosto ya tiene claridad sobre qué viene, cuánto cuesta y cómo se financia.
Las empresas que llegan bien a diciembre no tuvieron suerte. Tomaron decisiones en agosto.
Los cinco rubros que todo presupuesto del semestre debe tener
- Dotación de agosto y diciembre. Dos entregas obligatorias con plazo legal. El presupuesto debe tener el monto por colaborador definido, la fecha de desembolso prevista y la provisión contable al día.
- Prima de diciembre. La segunda cuota del año, equivalente a 15 días de salario. Se provisiona mensualmente al 8.33%, y si no está al día desde julio, hay que ponerse al corriente ahora.
- Beneficios no salariales continuos: alimentación, movilidad, educación, bienestar. Los que se entregan mes a mes necesitan estar en el presupuesto con su monto definido y su estructura jurídica clara bajo el Artículo 128 del CST.
- Bonificaciones y reconocimientos de fin de año. Si van a entregarse, deben estar estructurados como no salariales desde antes, no diseñarse en diciembre cuando ya no hay tiempo para hacerlo bien.
- Provisión de vacaciones pendientes. Si hay colaboradores con días acumulados que vencen antes de fin de año, el pasivo debe estar reconocido en el balance y el calendario de disfrute planificado.
El ejercicio de optimización que pocas empresas hacen
Antes de proyectar el presupuesto del siguiente semestre, vale hacer el ejercicio contrario: revisar qué se presupuestó en la primera parte del año y qué se usó realmente.
En muchas empresas, hay beneficios que se presupuestaron, pero no se consumieron, porque los colaboradores no sabían que los tenían, porque el proceso para acceder era complicado, o porque el beneficio no era relevante para sus necesidades reales. Ese presupuesto no ejecutado no es ahorro: es oportunidad perdida.
Reasignar ese presupuesto hacia beneficios con mayor adopción, o hacia categorías nuevas que el equipo sí valora, puede mejorar el impacto percibido de la compensación sin aumentar el gasto total.
La variable fiscal que el CFO no puede ignorar
El Artículo 107 del Estatuto Tributario establece que los gastos que tienen relación de causalidad con la actividad productora de renta, y que son necesarios y proporcionados, son deducibles de renta. Los beneficios laborales bien documentados cumplen ese criterio.
Eso significa que estructurar correctamente el presupuesto de beneficios de este semestre no es solo una decisión de compensación, es una decisión fiscal. Los beneficios que entran en la categoría de no salariales según el Artículo 128 del CST no generan carga prestacional. Y los que están correctamente documentados pueden ser deducibles en la declaración de renta del año gravable.
Un presupuesto de beneficios que no consideró la dimensión fiscal está dejando dinero sobre la mesa.
Cómo apoyamos la estructura del presupuesto
El portal empresa permite que el equipo de RRHH y finanzas tenga visibilidad completa del consumo de beneficios del primer semestre, por categoría, por colaborador, por mes. Con esa información, proyectar el presupuesto del semestre deja de ser un ejercicio de intuición y se convierte en una decisión basada en datos reales.
Además, al centralizar todos los beneficios en una sola plataforma con trazabilidad completa, Bink hace que la documentación necesaria para la deducibilidad fiscal y para una eventual auditoría de la UGPP esté disponible en cualquier momento, sin depender de registros manuales dispersos.