Cuando se vencen los bonos Sodexo, hoy Pluxee, de una empresa en Colombia, ese saldo no vuelve a la caja de la empresa ni se le devuelve al colaborador. La Política de Sustituciones y Pedidos que el proveedor publica en su sitio establece que los bonos tienen una vigencia de doce meses desde su expedición y que su vencimiento "no dará lugar a ningún tipo de sustitución, reembolso, o devolución del dinero pagado en favor del Cliente y/o Beneficiario". El dinero ya salió de tu presupuesto, ya se contabilizó como costo laboral y ya no le llegó a nadie.

La marca cambió de nombre, no de contrato: por comunicado del 26 de enero de 2024, Sodexo Servicios de Beneficios e Incentivos Colombia S.A.S. pasó a llamarse Pluxee Colombia S.A.S., con el mismo NIT, y los productos ya entregados siguieron funcionando igual.

Un saldo vencido no es un ahorro del presupuesto de beneficios. Es presupuesto ejecutado que nadie recibió.

¿Cuánto tiempo debe durar un bono en Colombia y quién pacta esa vigencia?

La regla general está en la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio. El numeral 2.18.3.2, incorporado por la Circular Externa 006 del 28 de noviembre de 2014, dice que los bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo "tendrán como mínimo una vigencia de un (1) año" contado desde su expedición o activación, y que ese plazo no se suspende, no se interrumpe y no se renueva de forma automática por los consumos parciales, salvo acuerdo expreso informado al momento de la compra.

La misma entidad precisó el alcance en el Concepto 15-123296 del 13 de julio de 2015: las partes pueden pactar plazos distintos, "siempre y cuando no sea inferior a este". El año no es el plazo normal de un bono, es el piso.

Ese mismo concepto define las tres figuras del negocio, y ahí está el nudo. El estipulante es la persona natural o jurídica que adquiere el bono y asume el pago anticipado. El comprador es quien lo redime, y la definición aclara que incluye al beneficiario. El emisor es quien responde por la efectiva redención.

Tu empresa es el estipulante. Tu colaborador es el comprador. Y la frase que importa es la que dice que el estipulante y el emisor "acuerdan, de forma previa, las condiciones de compra y redención". La vigencia no es un dato de fábrica: es una condición que se pacta, y quien la pacta eres tú, no la persona que recibe el bono.

Vale una precisión antes de seguir. Si esa circular cubre o no al bono corporativo de beneficios es una discusión abierta, porque el régimen nace del Estatuto del Consumidor, la Ley 1480 de 2011. El concepto de la Superintendencia solo excluye de forma expresa dos modalidades, los bonos de fidelización y los de promoción y oferta. Ese debate no se cierra en una mesa de renovación y tampoco hace falta: lo que sí está a tu alcance es dejar la vigencia escrita en el contrato.

¿Por qué el saldo de los bonos Sodexo se vence justo entre diciembre y enero?

Porque hay más de un reloj corriendo y casi nunca se leen juntos. El Reglamento General de Términos y Condiciones de Uso para Beneficiarios de Tarjetas que publica Pluxee fija tres plazos distintos dentro del mismo programa:

Ahora cruza eso con el calendario laboral colombiano. Un saldo cargado en junio o julio, de los que se entregan junto a la primera cuota de la prima o a mitad de año, cumple seis meses sin movimiento en diciembre o en enero. Es justo la temporada en la que el colaborador por fin se acuerda de la tarjeta, y también la semana en la que tú estás revisando la renovación del contrato para enero.

¿Quién puede pedir la sustitución de bonos vencidos?

Acá los dos documentos públicos del proveedor no dicen lo mismo, y conviene saberlo antes de prometerle algo a alguien.

El reglamento de tarjetas dice que, terminada la vigencia de la tarjeta, el saldo "podrá ser sustituido solamente por el mismo producto en Bonos Pluxee, hasta 2 meses después del vencimiento de la Vigencia", y agrega: "Este trámite lo debe solicitar la Compañía, presentando y entregando a Pluxee las Tarjetas objeto de sustitución". La política de sustituciones describe la misma ventana de dos meses, pero dice que "la solicitud debe ser realizada por escrito por parte del beneficiario de la tarjeta, adjuntando el plástico", y da 15 días hábiles para el trámite.

Las dos versiones coinciden en lo demás: la ventana es de dos meses, el saldo solo se cambia por bonos del mismo producto y la tarjeta tiene que estar activa. No coinciden en quién firma la solicitud. Si tu equipo va a atender ese caso en enero, esa pregunta se hace por escrito en noviembre.

La ventana de sustitución dura dos meses. La conversación sobre quién la tramita no debería empezar dentro de ella.

Lo que el saldo vencido ya hizo en tus libros

Antes de pensar en recuperarlo, vale mirar qué pasó con él. El Artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo permite que beneficios habituales como alimentación, habitación o vestuario no constituyan salario cuando las partes lo acuerdan expresamente. Ese pago existe desde que se entrega, no desde que se redime.

En la práctica, un bono que nadie usó pesa igual que uno gastado completo: entró al costo laboral del periodo, cuenta dentro del porcentaje no salarial de la remuneración y no produjo el efecto que justificaba el gasto. Ya comparamos los dos esquemas de contrato en beneficios flexibles o bonos en Colombia, y la mitad que el colaborador vive en la caja del supermercado está en bono de alimentación en Colombia.

Ver el saldo sin usar antes de que llegue la fecha

Nosotros construimos Bink por el lado contrario al de la fecha impresa en el plástico. El beneficio va en una tarjeta Visa con bolsillos por categoría dentro de la app (alimentación, movilidad, dotación, educación, bienestar), así que el colaborador no tiene que averiguar dónde se lo reciben: paga en cualquier comercio con datáfono, con la destinación que tú le asignaste a cada bolsillo.

Para ti, lo que cambia es que el saldo sin consumir deja de ser una sorpresa de enero. Los reportes salen por colaborador, por categoría y por periodo, así que esa conversación se puede tener en septiembre, cuando todavía se puede recordar, redistribuir o ajustar el monto de la categoría que no se está usando. La dispersión toma unos cinco minutos, la implementación estándar toma alrededor de 15 días y la usan más de 380 empresas en Colombia. La cuenta del colaborador se activa con la primera dispersión de nómina. Cómo leer esos números ya lo escribimos en reportes de uso de beneficios.

Las cláusulas que se piden en noviembre, no en enero

Antes de firmar la renovación para 2027, cinco cosas por escrito del proveedor que tienes hoy:

  1. La vigencia exacta de cada producto que compras, y desde cuándo se cuenta: expedición, activación o carga del saldo.
  2. El plazo de inactividad que apaga una tarjeta, y qué pasa con el saldo el día que eso ocurre.
  3. Quién tramita la sustitución, con el documento que lo respalda y la lista de lo que hay que entregar.
  4. El saldo vencido del último año, por producto y por mes, que es la cifra que dice cuánto te está costando esto.
  5. El aviso previo al colaborador y a la empresa antes de cada vencimiento, por qué canal y con cuánta anticipación.

Ninguna de las cinco es una pregunta difícil. Lo incómodo es que casi siempre se hacen en enero, cuando la respuesta ya no cambia nada. La decisión de noviembre, entonces, no es con qué proveedor sigues: es si el próximo diciembre vas a volver a enterarte de un saldo vencido por el mensaje de alguien de tu equipo.