Sí, puedes pagarles la gasolina a tus empleados sin que cuente como salario, y en Colombia hay dos caminos para hacerlo. Si la gasolina es para trabajar (visitas a clientes, rutas, mensajería en carro o moto propios), es un medio de transporte para cumplir las funciones y, por su naturaleza, no es salario según el artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo. Si el auxilio de gasolina es para ir y volver de la casa o es de libre uso, solo queda por fuera del salario con un pacto expreso de exclusión y dentro del límite del 40 % de la Ley 1393 de 2010.
Lo que la vuelve salario es pagar un fijo mensual que no tiene que ver con el uso real del vehículo. Diciembre es buen momento para revisarlo: se cierran los presupuestos de 2027 y un beneficio de movilidad mal planteado arrastra el error doce meses más.
¿La gasolina que le pago a un empleado es salario?
Depende de para qué la pagas. El artículo 127 del CST dice que es salario todo lo que el trabajador recibe "como contraprestación directa del servicio", sin importar el nombre del pago. El artículo 128 del CST, modificado por el artículo 15 de la Ley 50 de 1990, excluye lo que se recibe "no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones", y nombra los medios de transporte.
Ahí cabe la gasolina del asesor que visita clientes en su carro o la del mensajero que reparte en su moto. Ese pago no necesita pacto: lo excluye su finalidad. El auxilio de gasolina para llegar a la oficina, en cambio, es un beneficio para la persona, y el mismo artículo exige que las partes digan expresamente que no constituye salario. La respuesta corta está en si la gasolina se puede pagar sin que sea salario.
Una figura que no conviene mezclar: el artículo 130 del CST regula los viáticos, que son salario solo en la parte de manutención y alojamiento. Pluxee Colombia encuadra el auxilio de rodamiento ahí. Nosotros lo leemos por el 128: el viático cubre un viaje fuera de la sede, y la gasolina de una ruta diaria es un medio de trabajo de todos los días.
¿Qué diferencia hay entre auxilio de rodamiento y auxilio de transporte?
El auxilio de transporte es legal y obligatorio: viene de la Ley 15 de 1959, lo recibe quien gana hasta dos salarios mínimos y cubre el trayecto de la casa al trabajo. Lo explicamos en auxilio de transporte vs. beneficio de movilidad.
El auxilio de rodamiento es contractual: compensa el uso del vehículo propio en favor de la empresa. Como cubren necesidades distintas, no se excluyen. Gerencie lo explica con el mensajero que gana el mínimo y reparte en moto: tiene derecho al auxilio de transporte y, si se pactó, al de rodamiento. Pagarle la gasolina de la ruta no te libera del auxilio de transporte.
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¿Cómo le pago la gasolina a quien trabaja en su moto o su carro?
Con un monto que puedas explicar con los recorridos. Ninguna norma fija el valor del auxilio de rodamiento: lo acuerdan las partes, por kilómetro o por mes, y debe guardar proporción con el gasto real. Una forma práctica de fijarlo:
- Mide los recorridos: kilómetros promedio por día, según la planilla de visitas o de despachos.
- Aplica el rendimiento del vehículo: una moto no consume lo mismo que una camioneta.
- Multiplica por el precio del galón y suma el desgaste acordado.
- Revisa el monto cuando cambien la ruta, el cargo o el precio.
El error frecuente es un valor igual para todo el equipo, que nadie recalcula y que se sigue pagando en vacaciones. Ese pago ya no compensa el uso del vehículo, retribuye el trabajo, y un juez o la UGPP pueden tratarlo como salario.
¿El auxilio de gasolina entra en el límite del 40 %?
Si es para trabajar, según la UGPP no. En un concepto del 24 de enero de 2024, la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales explica, con base en la sentencia de unificación 25185 del 9 de diciembre de 2021 del Consejo de Estado, que del total remunerado se excluyen los medios de transporte y los elementos de trabajo. Lo que sí entra son los pagos pactados como no salariales.
Por eso el camino importa. La gasolina para ir a la oficina, excluida con un pacto, suma dentro del 40 % del artículo 30 de la Ley 1393 de 2010, junto con los demás beneficios pactados. Gerencie, en cambio, cuenta cualquier auxilio de rodamiento dentro del límite; si tu operación de rutas es grande, valida el criterio con tu asesor. El cálculo está en desalarización y el límite del 40 %.
Cuatro formas de pagar la gasolina, comparadas
| Forma de pago | ¿Es salario? | ¿Cuenta en el 40 %? | Soporte que queda | Control del gasto |
|---|---|---|---|---|
| Plata en la nómina | Riesgo alto si es un fijo sin relación con el uso | Sí, si se pactó como no salarial | Solo la línea de nómina | Ninguno: se mezcla con el sueldo |
| Reembolso con factura | No, si corresponde a recorridos de trabajo | No, cuando es medio de trabajo | Factura y planilla de recorridos | Posterior y manual |
| Tarjeta de combustible de estaciones (red cerrada) | No, si es para trabajar | No, cuando es medio de trabajo | Extracto de consumos | Alto, solo en estaciones del convenio |
| Bolsillo de movilidad en una tarjeta Visa | No, si es para trabajar; con pacto, si es de libre uso | Solo si es un beneficio pactado | Registro de cada compra por persona | Por categoría, en comercios Visa de movilidad |
¿Qué tengo que documentar?
- La finalidad del pago, en el contrato, un otrosí o la política.
- El cálculo del monto: rutas, kilómetros y fórmula.
- El pacto expreso de no salarialidad, si la gasolina es para el trayecto a casa o de libre uso.
- Los soportes de consumo: facturas o registro de compras.
- Las revisiones: cuándo y por qué cambió el valor.
El mapa general de beneficios y salario está en qué es salario y qué no.
¿Cómo controlo cuánto se gasta en combustible?
Con un medio de pago que separe la gasolina del sueldo y deje registro por persona. En Bink, el beneficio de movilidad es un bolsillo de la tarjeta Visa: la empresa asigna el saldo y el colaborador lo usa en gasolina, parqueaderos, peajes y transporte. Cada compra queda registrada y RRHH ve los reportes de uso por persona y por mes, que es el soporte que pide una revisión de la UGPP. Bink no reemplaza el pacto ni la política de rutas: los vuelve verificables.
Si eres colaborador: en qué la puedes gastar y qué pasa si no la usas
Pregunta primero cuál de los dos caminos es. Si es para tu ruta, úsalo en eso: es lo que lo mantiene por fuera de tu salario. Si es un beneficio pactado, gástalo en lo que permita la política, como gasolina, peajes o parqueaderos. Lo que no uses depende de las reglas de tu empresa, y no esperes cambiarlo por plata: una gasolina que se vuelve efectivo deja de ser un medio de trabajo.
Para el presupuesto de 2027, la pregunta es una sola: ¿puedes explicar con recorridos cada peso de gasolina que pagas?