Cuando la empresa paga la medicina prepagada de sus empleados en Colombia, ese pago no es salario solo por estar en un plan de salud, pero tampoco queda por fuera por llamarse beneficio. Lo que decide es si el pago retribuye el trabajo, si existe un pacto expreso que lo excluya de la base salarial y si la empresa puede demostrarlo mes a mes. Con esas tres piezas claras, el aporte puede ser un beneficio no salarial. Sin ellas, la UGPP puede leerlo como parte del ingreso base de cotización.
Qué dice el Código Sustantivo del Trabajo sobre este pago
El artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo define como salario todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte. Es una regla amplia: incluye las bonificaciones habituales y las comisiones, aunque la nómina les ponga otro nombre.
El artículo 128 es la excepción. Los auxilios habituales u ocasionales no son salario cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no lo son. En el texto que revisamos, los ejemplos son la alimentación, la habitación y el vestuario, y la medicina prepagada no aparece nombrada. Por eso su tratamiento no sale de una lista: sale de leer el pago con las dos reglas juntas.
¿Cuándo el plan de salud es beneficio y cuándo es salario?
Hay cuatro preguntas que separan un caso del otro. Ninguna es una regla fija. Son criterios que tu abogado laboral o tu contador deben validar con la estructura real de la empresa.
- ¿El plan retribuye el trabajo o complementa el salario? Si se ofrece como parte de la negociación de un cargo, se parece a una contraprestación directa, y el pacto de exclusión pierde fuerza.
- ¿Es habitual o es ocasional? Un pago que se repite cada mes con el mismo valor se acerca a lo que el artículo 127 llama bonificación habitual. Un plan que se contrata una vez al año tiene otra lectura, aunque tampoco es automática.
- ¿A nombre de quién está el contrato? Si la empresa contrata el plan con la prepagada y lo asigna por colaborador, el pago tiene trazabilidad. Si cada colaborador paga por fuera y la empresa solo reembolsa, el rastro se pierde.
- ¿Hay pacto expreso antes del primer pago? El artículo 128 exige que las partes lo dispongan expresamente. Un acuerdo firmado después no protege los pagos anteriores.
Ninguna pregunta basta sola. Un plan puede tener pacto y aun así ser salario si retribuye el servicio de manera directa y repetida.
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Qué cambia con el límite del 40 % si la salud se desalariza
El artículo 30 de la Ley 1393 de 2010 establece que los pagos laborales no constitutivos de salario no podrán ser superiores al 40 % del total de la remuneración. Si la prepagada se pacta como no salarial, pesa dentro de ese porcentaje, mes a mes, junto con los demás beneficios desalarizados.
Ese es el punto que más se pasa por alto en el presupuesto de 2027. El valor de la cuota puede ser el mismo en enero y en diciembre, pero el salario cambia cada año y el peso del plan dentro de la nómina se mueve con él. Un mes con horas extras le da holgura al porcentaje; un mes sin ellas, no. Cómo se hace la cuenta y qué pasa en diciembre está explicado en desalarización en Colombia: hasta dónde llega el límite del 40 %.
Lo que dice la DIAN sobre el trabajador
La DIAN se pronunció sobre este pago en el Oficio 905417 de 2020. Cuando existe un vínculo laboral vigente, el oficio dice que los pagos de medicina prepagada se declaran en la subcédula de rentas de trabajo como pagos laborales indirectos, y que el trabajador no puede deducirlos cuando el empleador asume la totalidad del costo.
El caso que resuelve el oficio es el de un pensionado, así que para un colaborador activo hay que confirmar con el contador que la regla de vínculo vigente aplica tal cual. El mismo oficio dice que las implicaciones tributarias deben analizarse caso por caso, y no trata el aporte a seguridad social ni la deducción de la empresa. Ese vacío se cubre con documentos, no con una cita.
Qué documentar antes de renovar el plan de salud en enero
Si el plan se renueva en enero, conviene tener estos soportes listos antes del cierre de diciembre:
- El acuerdo firmado por cada colaborador, con el plan descrito y una fecha de firma anterior a la primera cuota.
- El contrato con la prepagada a nombre de la empresa, con la lista de beneficiarios y el valor por persona.
- El registro mensual de cada cuota, cruzado con la nómina electrónica del periodo.
- El cálculo del 40 % con la nómina ejecutada, no con la proyección que se aprobó en el presupuesto.
- Una opinión escrita del contador o del abogado laboral sobre el tratamiento del plan en la estructura de la empresa.
Este paquete es el mismo que pide el cierre de cualquier beneficio no salarial. Si el plan de salud convive con otros bolsillos, el plan de beneficios para empleados en Colombia ordena los pasos, y beneficios no salariales en Colombia: qué documentar antes del cierre dice qué cerrar en octubre y noviembre.
Cuando la empresa paga el plan a través de un bolsillo de Salud, Bink deja el registro de cada asignación con fecha, monto y colaborador, y ese registro se exporta por persona y por periodo. El colaborador recibe el beneficio en la categoría donde lo puede usar, y el contador recibe el soporte sin tener que cruzar archivos en enero. Bink no es asesor jurídico ni contable: el tratamiento del plan sigue siendo una decisión de la empresa y de sus asesores.
¿Sabes hoy si la cuota de la prepagada de tus colaboradores tiene un acuerdo firmado antes del primer pago, o sigue pagándose como se pagó siempre?