Un plan de beneficios para empleados en Colombia se hace en seis pasos: separar lo obligatorio de lo extralegal, definir para qué es el plan, preguntarle al equipo qué usa, fijar la bolsa como porcentaje de la nómina, firmar el pacto de no salarialidad del artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo y medir el uso. Si saltas el pacto o los pagos no salariales de una persona pasan del 40 % de su remuneración, el plan puede terminar contando como salario.
Noviembre es el mes en que muchas empresas cierran el plan de 2027. Este es el paso de diseño, el que va antes del presupuesto y del proveedor; la respuesta general está en cómo armar un plan de beneficios.
¿Qué beneficios son obligatorios y cuáles son un plan de beneficios?
El primer error de diseño es llamar plan a lo que ya exige la ley. La seguridad social, la prima de servicios, las cesantías, las vacaciones y la dotación son obligaciones de cualquier empleador en Colombia. Cumplirlas no es ofrecer beneficios: es no incumplir.
La dotación es la que más se confunde. El artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo obliga a entregar cada cuatro meses un par de zapatos y un vestido de labor a quien gana hasta dos salarios mínimos y lleva más de tres meses en la empresa. Es una obligación con fecha, no una categoría que compite por la bolsa del plan.
El plan es lo extralegal: alimentación, movilidad, educación, salud complementaria o bienestar. Ahí empiezan los beneficios no salariales que la ley colombiana regula.
¿Para qué quieres el plan: retener, atraer o mejorar el ingreso?
Un plan sin objetivo termina siendo una lista de cosas que alguien vio en otra empresa. El objetivo decide a quién va, cuánto pesa y cómo se mide.
- Retener: apunta a quienes ya están. Se mide en rotación voluntaria.
- Atraer: tiene que poder contarse en una oferta. Se mide en ofertas aceptadas.
- Mejorar el ingreso: le deja más dinero disponible al colaborador sin subir su base salarial. Se mide en uso.
No tienes que elegir uno solo, pero sí ordenarlos. Un plan pensado para el ingreso de quienes ganan menos se diseña distinto que uno pensado para competir por perfiles técnicos.
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¿Cómo saber qué beneficios quieren tus empleados?
Preguntando por uso, no por deseo. "¿Qué beneficio te gustaría?" produce aspiraciones. "¿En qué gastas cada mes que preferirías que cubriera la empresa?" produce un plan.
El mercado da un punto de partida. En el 14º Estudio de Beneficios de AON, con 159 empresas en Colombia consultadas en 2023, el 84,2 % tenía seguro de vida, el 71 % bienestar y el 69,1 % educación y desarrollo (cada empresa podía tener varios, por eso suman más de 100). Lo que tienen otras empresas dice qué es común; lo que usa tu equipo decide qué entra.
Si las respuestas salen muy dispersas, un beneficio único no va a alcanzar: una colaboradora de 24 años que vive sola en Bogotá y un colaborador de 45 con dos hijos en Barranquilla no gastan en lo mismo. La Investigación de Compensación y Medios de Pago Income 2024 de Eiffel Edison Consultores, con más de 500 empresas, encontró que la compensación flexible recuperó impulso desde 2023. La decisión de forma queda así:
| Plan fijo | Plan flexible | Plan mixto | |
|---|---|---|---|
| Para quién sirve | Equipos parecidos que usan un solo beneficio | Equipos diversos en edad, ciudad y etapa de vida | Empresas que quieren un mínimo igual y algo de elección |
| Carga operativa | Alta si cada beneficio tiene su proveedor | Baja con una plataforma por categorías | Media |
| Uso real | Bajo si no coincide con lo que la persona necesita | Alto: cada quien lo pone donde gasta | Alto en la parte elegible |
| Riesgo de que se vuelva salario | Alto: el monto igual empuja los salarios bajos sobre el 40 % | Controlable con monto por persona y pacto por categoría | El del flexible |
¿Cuánto presupuesto necesita un plan de beneficios?
No hay una cifra correcta en pesos, y por eso conviene no fijarla en pesos. La bolsa se define como porcentaje de la nómina anual, se ajusta sola con el incremento salarial y se reparte según la ejecución real de cada categoría. El cálculo completo está en cómo armar el presupuesto del programa de beneficios 2027.
¿Cómo evitar que los beneficios cuenten como salario en Colombia?
Este es el paso que las guías genéricas omiten. El artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo dice que es salario todo lo que el trabajador recibe "como contraprestación directa del servicio", cualquiera sea su denominación. Llamar "beneficio" a un pago no lo saca del salario.
Lo saca el artículo 128, en la redacción del artículo 15 de la Ley 50 de 1990: los auxilios extralegales no son salario "cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario". Eso exige un pacto escrito con cada colaborador que nombre cada categoría del plan. Una circular interna no lo reemplaza.
El segundo límite es cuantitativo. El artículo 30 de la Ley 1393 de 2010 dispone que los pagos no constitutivos de salario de los trabajadores particulares no pueden superar el 40 % de la remuneración total. La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) lo aplica con el Acuerdo 1035 de 2015: si en un mes esos pagos superan el 40 %, el exceso entra a la base de cotización a salud, pensión y riesgos laborales.
Por eso el plan fijo es el de mayor riesgo: el mismo monto pesa mucho más sobre un salario mínimo que sobre uno directivo. Qué firmar y en qué orden lo contamos en implementar beneficios flexibles en Colombia.
Cómo operar y medir si el plan funciona
Un plan diseñado todavía no es un plan en uso. Alguien tiene que dispersar los montos cada mes, controlar que vayan a la categoría pactada y guardar el registro por persona. En Colombia lo hacen emisores de red cerrada como Pluxee (antes Sodexo) y Edenred (dueña de Big Pass), plataformas como GOintegro y tarjetas de red abierta; la diferencia está en qué empresas manejan un programa de beneficios.
Bink es una de esas opciones: una tarjeta Visa con bolsillos por categoría, donde la empresa asigna el monto de cada bolsillo y el colaborador ve su saldo en la app y compra en comercios Visa. Cubrimos +16 categorías y nos usan +600 empresas en Colombia. Para el diseño, lo que importa es que el registro por persona y categoría queda como soporte del pacto y del 40 %.
Con el plan operando, cuatro indicadores dicen si funciona:
- Uso por categoría: un bolsillo que nadie usa es presupuesto mal repartido.
- Personas activas: qué parte del equipo usa el beneficio cada mes.
- El objetivo que elegiste: rotación, ofertas aceptadas o ingreso disponible.
- El 40 % mensual: cuántas personas quedan cerca del límite tras el incremento de enero.
Para el colaborador, todo este diseño se resume en abrir la app y encontrar saldo en lo que de verdad gasta. Si tu plan para 2027 todavía no tiene objetivo, pacto ni indicador, ¿cuál de los seis pasos vas a cerrar antes de que termine noviembre?