En Colombia, los regalos de Navidad para hijos de empleados no remuneran el trabajo: dependen de tener hijos de cierta edad, no del servicio prestado, y cuando se entregan de forma ocasional y voluntaria caben en la mera liberalidad del Artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo. Para la DIAN son una atención a empleados del Artículo 107-1 del Estatuto Tributario, deducible solo dentro del tope del 1 % de los ingresos fiscales netos. Lo que los vuelve riesgosos no es el juguete: es que se repiten cada diciembre y casi nunca quedan documentados por colaborador.

Si en noviembre te toca armar la lista de hijos por edad y decidir si el regalo va en juguete, bono o saldo, la decisión tiene tres frentes: cómo se clasifica el pago ante la UGPP, cuánto consume de la bolsa tributaria del 1 % y qué soporte vas a guardar por cada persona.

¿El regalo para los hijos de los empleados es salario?

El Artículo 127 del CST define como salario todo lo que el trabajador recibe "en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio", sea cual sea el nombre que se le dé. El regalo del hijo tiene un rasgo que lo aleja de esa definición: no lo recibe quien trabaja más ni quien vende más, sino quien tiene hijos en el rango de edad. Dos personas con el mismo cargo y el mismo desempeño reciben montos distintos según su familia.

Eso no lo saca de la relación laboral. El dinero lo pone la empresa y lo disfruta un tercero, pero el regalo existe porque el padre o la madre trabaja contigo. Por eso se analiza con las mismas reglas de cualquier pago al colaborador, y el Artículo 128 ofrece dos salidas distintas: las sumas que el trabajador recibe "ocasionalmente y por mera liberalidad", y los beneficios habituales u ocasionales que las partes hayan pactado expresamente como no salariales.

El regalo lo abre el hijo, pero la norma lo mira como un pago al colaborador.

Mera liberalidad o pacto expreso: ¿cuál aplica a los regalos navideños?

La diferencia entre esas dos salidas no es de nombre. Una gratificación ocasional es voluntaria y la empresa puede dejar de darla. Un regalo que se entrega todos los diciembres desde hace años, con montos por edad publicados en una circular, se parece más a un beneficio que el equipo espera y cuenta en su presupuesto familiar.

Es el mismo desplazamiento que describimos en bonos navideños y la habitualidad, con un agravante: el regalo de los hijos suele estar escrito en la política de bienestar, y lo que está en la política es difícil de defender como ocasional. Si ya no es ocasional, lo que lo mantiene fuera de la base de cotización es el pacto expreso de no salarialidad, específico y firmado. Y ahí aparece un efecto que casi nadie calcula.

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¿Cómo cuenta el regalo en el límite del 40 %?

El Artículo 30 de la Ley 1393 de 2010 establece que los pagos laborales no constitutivos de salario de los trabajadores particulares no pueden superar el 40 % del total de la remuneración. La Subdirección Jurídica de Parafiscales de la UGPP explicó cómo hace esa cuenta en un concepto del 24 de enero de 2024: el total remunerado suma los pagos salariales, los pagos no salariales pactados y las licencias remuneradas, y deja por fuera, de forma expresa, los pagos por mera liberalidad. La misma entidad aclara que su respuesta es un criterio orientador, no de obligatorio cumplimiento.

La consecuencia práctica es directa. Un regalo que de verdad es ocasional y voluntario no entra al cálculo del 40 %. Un regalo que se sostiene en un pacto sí entra, sumado a la alimentación, la movilidad y los demás pagos no salariales de ese colaborador. En un salario bajo con varios beneficios, el regalo de tres hijos puede ser lo que empuje diciembre por encima del tope, y el exceso cotiza a salud y pensión.

Clasificar el regalo como beneficio pactado lo protege del salario, pero lo pone a competir por el mismo 40 % que el resto de los beneficios.

¿Los regalos a los hijos cuentan para el tope del 1 % de la DIAN?

Por regla general, sí. El Artículo 107-1 del Estatuto Tributario agrupa las atenciones a clientes, proveedores y empleados (regalos, cortesías, fiestas, reuniones y festejos) y limita su deducción al 1 % de los ingresos fiscales netos. En el Oficio 2822 de 2019, ante una consulta sobre los beneficios entregados al empleado para su bienestar personal y familiar, la DIAN respondió que son deducibles si están soportados, hacen parte del giro ordinario del negocio y no superan ese 1 %, y que pueden darse en dinero o en especie.

La excepción es lo convencional. El mismo oficio dice que ninguna obligación contraída mediante pacto o convención colectiva puede considerarse atención a un empleado. Si tu convención incluye el regalo de los hijos, ese gasto no compite por la bolsa del 1 % y su tratamiento lo define tu contador con las reglas de los pagos laborales. Si no, comparte bolsa con la fiesta, las novenas y las anchetas a clientes, como explicamos en el tope del 1 % de la fiesta de fin de año.

¿El regalo del hijo es un ingreso para el colaborador?

Hay una tercera pregunta que la lista de juguetes casi nunca se hace. El Artículo 29-1 del Estatuto Tributario, adicionado por la Ley 2277 de 2022, dice que los pagos a terceros por bienes o servicios destinados al contribuyente, a su cónyuge o a sus parientes "dentro del cuarto grado de consanguinidad" deben reportarse "como ingreso a favor del beneficiario, a valor de mercado". El mismo artículo exceptúa los pagos en especie hechos a terceros en cumplimiento de pactos o convenciones colectivas.

La redacción es amplia y puede alcanzar el juguete que la empresa le compra a una tienda para el hijo del colaborador. Si ese valor debe aparecer en el certificado de ingresos de cada persona es una decisión que vale cerrar con tu contador antes de comprar, no cuando ya se están expidiendo los certificados. Para esa conversación hace falta lo mismo que para la UGPP: el valor exacto por colaborador.

La lista de hijos por edad tiene sus propias reglas

Armar el regalo por edades obliga a recoger datos de menores. El Artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 proscribe el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo los de naturaleza pública, y el Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 fija los requisitos: que el tratamiento responda y respete el interés superior del menor, que asegure sus derechos fundamentales y que la autorización la otorgue su representante legal.

En la práctica, eso significa pedir solo lo que el regalo necesita (el rango de edad, no el documento del niño), dejar escrita la finalidad y obtener la autorización del colaborador como padre o madre. Y no olvidar a quien no tiene hijos: la circular de noviembre también la lee esa persona, y el diseño del beneficio le habla a ella.

Juguete, bono o saldo: lo que cada formato deja como soporte

Un lote de juguetes comprado al por mayor deja una factura global, y repartir ese valor entre colaboradores con uno, dos o tres hijos es un ejercicio posterior. Un bono cerrado deja un código por niño, pero con plazo de redención y saldos que nadie usa, como comparamos en regalos para empleados en Colombia.

Con Bink, la empresa calcula el monto de cada colaborador a partir de su lista por edades y lo asigna en el bolsillo de Regalo de su tarjeta Visa, en una sola dispersión. Cada asignación queda registrada con nombre, monto, categoría y fecha, exportable para tu contador y para un eventual requerimiento de la UGPP. Bink no compra juguetes ni entrega kits, y tampoco decide si el pago es liberalidad, beneficio pactado o atención: deja el soporte listo para que esa clasificación se haga con datos. El colaborador, por su parte, elige con su familia qué regalo comprar y dónde.

La revisión de noviembre

La pregunta para la reunión de noviembre no es qué juguete comprar para cada rango de edad. Es si, el día que alguien pida el detalle, puedes mostrar cuánto recibió cada colaborador por sus hijos y bajo qué figura.