Un bono navideño deja de ser un pago ocasional cuando se repite. El Artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo excluye del salario las sumas que el trabajador recibe "ocasionalmente y por mera liberalidad", y esa palabra, ocasionalmente, es la que decide si el pago queda dentro o fuera de la base de cotización. Los bonos navideños que llegan tres diciembres seguidos ya no se explican solos como una liberalidad.
En octubre, cuando estás cerrando el presupuesto de diciembre, esa distinción pesa más que el monto. Puedes entregar exactamente lo mismo del año pasado y quedar mucho mejor o mucho peor parado, según cómo lo dejes escrito.
¿Cuándo un bono navideño deja de ser ocasional?
La ley no fija un número de repeticiones. Fija un criterio. El Artículo 127 del CST define como salario todo lo que el trabajador recibe como contraprestación directa del servicio e incluye las bonificaciones habituales. El Artículo 128 abre la excepción para "las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales".
Entre esos dos artículos hay una frontera que se mueve con el calendario. El primer diciembre el bono es una gratificación. Para el tercero ya es algo que el equipo espera, que se menciona en las entrevistas de contratación y que aparece en el presupuesto como un rubro fijo más. A esas alturas se comporta como retribución, se llame como se llame.
La habitualidad no condena sola: lo que decide es el documento
Acá está la parte que rescata a muchas empresas. El mismo Artículo 128 permite que las partes pacten expresamente que ciertos pagos no constituyan salario, y ese pacto sobrevive a la repetición. En junio de 2025, una sentencia de la Sección Cuarta del Consejo de Estado sobre una liquidación de la UGPP aceptó que las bonificaciones queden fuera del ingreso base de cotización cuando existe un pacto de desalarización probado y detallado, siempre dentro del tope legal.
Así que la pregunta de octubre no es cuántas veces puedes dar el bono. Es si tienes el papel. Un bono repetido con pacto expreso, específico y firmado se defiende. El mismo bono sin nada escrito es justo el hallazgo que una fiscalización busca. La frontera completa la desarrollamos en qué se considera salario y qué no.
El tope también importa. El Artículo 30 de la Ley 1393 de 2010 establece que los pagos laborales no constitutivos de salario de los trabajadores particulares no pueden superar el 40 % del total de la remuneración. Lo que exceda ese porcentaje entra a la base de cotización de salud, pensión y riesgos laborales aunque el pacto esté impecable. Si el bono de diciembre es generoso y el salario base del colaborador es bajo, esa cuenta se hace antes de dispersar.
Anchetas y mercados: el salario en especie que casi nadie valora
Cuando el vehículo deja de ser dinero y pasa a ser ancheta, mercado o producto, entra otra norma. El Artículo 129 del CST define el salario en especie como "toda aquella parte de la remuneración ordinaria y permanente que reciba el trabajador como contraprestación directa del servicio, tales como alimentación, habitación o vestuario".
Dos adjetivos hacen todo el trabajo: ordinaria y permanente. La ancheta de diciembre es alimentación, y si se entrega todos los años cumple la permanencia sin que nadie lo haya decidido. El mismo artículo exige que el salario en especie se valore expresamente en el contrato de trabajo y que, a falta de estipulación, su valor se estime por peritos. Además fija topes: no puede superar el 50 % del salario total, ni el 30 % cuando el trabajador devenga el salario mínimo legal.
En la práctica, casi ninguna empresa tiene escrito cuánto vale la ancheta que entrega. Ese vacío no es un detalle administrativo: es la puerta por la que un tercero termina valorando el beneficio en tu lugar.
¿Qué mira la UGPP cuando revisa un bono navideño?
La UGPP no ve la ancheta. Ve la contabilidad. Y su forma de trabajar deja poco margen: según la propia entidad en sus preguntas frecuentes sobre contribuciones parafiscales, tiene competencia para adelantar acciones de fiscalización sin necesidad de un acercamiento persuasivo previo, y el requerimiento de información con el que abre el proceso puede acarrear sanciones de hasta 15.000 UVT si no se atiende dentro de los plazos.
Lo que llega a esa mesa es tu registro. Un asiento que dice "actividad de fin de año" por un valor global, sin desagregar por persona, obliga a reconstruir hacia atrás quién recibió qué. Esa reconstrucción no la haces tú: la hace la entidad, con los supuestos que elija. El resto del examen lo detallamos en qué audita la UGPP y por qué.
El mismo defecto golpea dos veces
El registro por colaborador no sirve únicamente para seguridad social. El Artículo 107 del Estatuto Tributario permite deducir las expensas realizadas en el desarrollo de la actividad productora de renta siempre que tengan relación de causalidad con ella y sean necesarias y proporcionadas, con criterio comercial. Un gasto de bienestar documentado, con beneficiario identificado y una política que lo respalde, sostiene esa discusión. Uno agrupado en una sola factura la vuelve incómoda.
Es el mismo defecto contable dando problemas en dos frentes: la base de cotización y la deducción del gasto. Por eso la decisión de octubre no es de presupuesto, es de trazabilidad.
Lo que se decide este mes
Antes de aprobar el presupuesto de diciembre, vale la pena cerrar cinco puntos:
- Revisa el historial: cuántos diciembres seguidos llevas entregando el mismo bono.
- Documenta el pacto: expreso, específico, firmado y vigente, nunca una cláusula genérica.
- Corre el cálculo del 40 % sobre la remuneración total de cada colaborador, no sobre el promedio.
- Valora la especie: si entregas ancheta o mercado, deja el valor por escrito.
- Exige registro por persona: fecha, monto, categoría y beneficiario.
El último punto es el que más cuesta con vehículos físicos y el más simple con un bolsillo asignado en tarjeta. Cuando el bono de diciembre se dispersa como un bolsillo en Bink, cada asignación queda con nombre del colaborador, categoría, monto y fecha, exportable el día que alguien pida el detalle. Bink no entrega anchetas ni kits: asigna saldo con destinación específica y el colaborador elige dónde usarlo, que es también lo que hace que el beneficio se sienta propio. Si lo que necesitas es blindar un pago puntual, ya escribimos cómo entregar la bonificación de fin de año sin que sea salarial.
La pregunta para cerrar octubre es simple: si en marzo te piden el detalle del bono de diciembre, colaborador por colaborador, ¿lo tienes listo o lo reconstruyes?