Una tarjeta de beneficios es el medio por el que tu empresa entrega los pagos no salariales, y antes de firmar el contrato de 2027 tiene que cumplir seis cosas: separar el dinero por categoría, soportar el pacto expreso de no salarialidad, medir mes a mes cuánto pesa lo no salarial en cada persona, exportar el detalle por colaborador y por fecha sin pedirle permiso a nadie, funcionar en la ciudad donde vive quien la usa y decir por escrito qué pasa con los saldos y las cuotas de manejo. No es una comparación de proveedores: es una lista de control contable y legal.
En octubre y noviembre esa decisión se toma. El programa de beneficios de 2027 se cotiza ahora, llega al comité como una cifra por colaborador y se firma en diciembre. Lo que casi nunca llega a esa mesa es el instrumento: qué hace la tarjeta, qué registra y qué puede probar. Si tu empresa ya definió la modalidad, el siguiente paso es auditar el vehículo.
¿Qué tiene que controlar una tarjeta de beneficios para que el pago siga siendo no salarial?
El Artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo permite que pagos como los de alimentación, vivienda o dotación no constituyan salario cuando las partes lo acuerdan expresamente. La palabra que sostiene todo el esquema es la destinación: el beneficio existe porque está dirigido a algo concreto. Una tarjeta abierta, que sirve igual para mercado que para un retiro en efectivo, no puede demostrar esa destinación.
El control por categoría es lo que hace la diferencia: el presupuesto de alimentación solo se gasta en alimentación, y cada transacción queda clasificada en el momento en que ocurre, no reconstruida meses después.
Eso también tiene efecto tributario. El Concepto 19737 de 2014 de la DIAN, sobre el Artículo 387-1 del Estatuto Tributario, señala que los pagos que hace el empleador a un tercero por la alimentación del trabajador, incluidos los vales o tiquetes, no constituyen ingreso tributario del trabajador cuando su salario no excede 310 UVT, y que el exceso sobre 41 UVT mensuales sí lo constituye. Un sistema que no distingue categorías tampoco puede vigilar ese tope persona por persona.
Las preguntas concretas para la propuesta: ¿se puede restringir el gasto por categoría de comercio?, ¿qué pasa cuando alguien intenta pagar fuera de su categoría?, ¿y quién configura esas reglas?
El pacto expreso de no salarialidad y dónde queda archivado
Ninguna tarjeta reemplaza el acuerdo escrito. El Artículo 128 exige que la exclusión salarial esté pactada de forma expresa, y ese documento vive en el contrato laboral, en un otrosí o en la política de compensación aceptada por el colaborador. Lo que sí puede hacer el instrumento es dejar amarrada la asignación a esa política.
Exígele tres cosas a la plataforma: que registre la aceptación del colaborador con fecha, que la política de beneficios quede versionada (para saber cuál estaba vigente en marzo de 2027) y que las novedades de ingreso y retiro queden trazadas. Sobre qué mira la entidad cuando revisa esos soportes ya escribimos qué audita la UGPP.
¿Cómo vigilas el límite del 40% mes a mes, y no en diciembre?
El Artículo 30 de la Ley 1393 de 2010 dispone que los pagos laborales no constitutivos de salario de los trabajadores particulares no pueden superar el 40% del total de la remuneración. El problema práctico no es entender el límite: es saber quién lo cruzó este mes.
La tarjeta no conoce el salario base, eso vive en nómina. Pero sí sabe, al peso, cuánto se dispersó a cada persona y en qué categoría. Si ese dato sale mensual y en un formato que cruzas contra tu nómina, el monitoreo es una tarea de veinte minutos. Si sale una vez al año y en PDF, el límite se revisa cuando ya no se puede corregir. Vale hacerlo junto con el resto del presupuesto de beneficios.
Conviene además confirmar que el gasto queda soportado como expensa deducible. El Artículo 107 del Estatuto Tributario admite la deducción de las expensas necesarias que tengan relación de causalidad con la actividad productora de renta, y esa relación se prueba con documentos, no con intención.
El reporte que tienes que poder exportar sin pedirle permiso al proveedor
El Artículo 178 de la Ley 1607 de 2012 le da a la UGPP cinco años para iniciar acciones de determinación o sancionatorias, contados desde la fecha en que el aportante debió declarar. La Sección Cuarta del Consejo de Estado precisó en el expediente 29214 de 2025 que ese plazo se cuenta desde la notificación del requerimiento para declarar o corregir. Dicho en corto: el contrato que firmes este diciembre todavía puede revisarse en 2032, con el equipo de nómina que para entonces esté.
Por eso el criterio no es "tiene reportes", sino cuáles y en cuánto tiempo:
- Por colaborador, por categoría y por rango de fechas, en un archivo que abras en Excel, no solo en pantalla.
- En autoservicio, sin abrir un ticket ni esperar la respuesta del proveedor.
- Con histórico completo, y el número de años que se conserva escrito en el contrato.
- Con portabilidad, es decir, qué te llevas si cambias de proveedor en 2029.
Si comparar esquemas todavía es parte de la conversación, sirve la lista de qué revisar antes de renovar.
Red de aceptación, saldos y cuotas de manejo: lo que decide el colaborador
Acá aparece la persona que usa la tarjeta. Un beneficio que no se puede gastar donde ella vive no es un beneficio: es presupuesto ejecutado que no llegó a nadie. Pide la red de aceptación por ciudad, no el número total de comercios del país, y contrástala con dónde está de verdad tu planta.
Después vienen las dos letras pequeñas. Qué pasa con los saldos no usados al cierre del mes y del año, y quién se queda con ellos. Y qué se cobra: cuota de manejo, emisión, reposición, retiros. El Artículo 9 de la Ley 1328 de 2009 obliga a las entidades vigiladas a entregar, antes de la celebración del contrato, la lista detallada de cargos, comisiones y costos, y a explicar cómo se informará cualquier modificación futura. Es un derecho del consumidor financiero, no un gesto comercial.
Vale también preguntar quién custodia el dinero. La Ley 1735 de 2014 creó las sociedades especializadas en depósitos y pagos electrónicos, vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, y exige que los recursos captados se mantengan en depósitos a la vista en entidades vigiladas por ella. Saber bajo qué figura opera tu proveedor es parte de la evaluación.
Qué pasa cuando los seis criterios viven en el mismo sistema
Nosotros construimos Bink pensando en esta lista. Es una tarjeta Visa y una app, y así responde cada criterio:
- Control por categoría: los bolsillos (alimentación, movilidad, dotación, educación, bienestar) tienen reglas propias, y el dinero asignado a uno no se gasta en otro.
- Dispersión en unos cinco minutos: lo que en un esquema manual toma días.
- Reportes por colaborador, por categoría y por periodo: la empresa los saca cuando los necesita.
- Implementación en unos 15 días, incluso en empresas de más de 1.000 colaboradores.
- Más de 380 empresas en Colombia ya operan así sus beneficios.
- Para el colaborador: la cuenta se activa con la primera dispersión de nómina y el saldo aparece en la app ese mismo día.
Bink no reemplaza a tu abogado laboral ni a tu contador. Lo que hace es dejar la evidencia armada antes de que alguien la pida.
La propuesta que tienes sobre el escritorio ya trae el precio por colaborador. La pregunta que todavía estás a tiempo de hacer es otra: si la UGPP pidiera mañana el detalle de 2027, ¿lo sacarías tú mismo de la plataforma, o tendrías que escribirle a alguien?