Los viáticos en Colombia son salario solo cuando son permanentes, y solo en la parte destinada a manutención y alojamiento. Los accidentales, los que se pagan por un viaje extraordinario, no habitual o poco frecuente, no son salario en ningún caso. Esa es la regla del artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo. Para que un viático no termine en la base de prestaciones y aportes, antes del 31 de diciembre tienes que poder mostrar, por cada colaborador, con qué frecuencia viajó, qué parte fue alojamiento y comida, y qué anticipos siguen sin legalizar.
Noviembre es el mes para ordenarlo. Comerciales, técnicos y auditores cierran el año viajando, y cada viaje deja un anticipo que, sin legalizar, llega a enero como un saldo sin explicación.
¿Cuándo los viáticos constituyen salario en Colombia?
El artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo separa dos tipos. Los viáticos permanentes constituyen salario en la parte destinada a manutención y alojamiento, y no en la que solo cubre transporte o gastos de representación. Los accidentales no constituyen salario en ningún caso. La norma agrega una exigencia que casi nadie cumple: al pagar viáticos hay que especificar el valor de cada concepto.
La Corte Constitucional declaró exequible esa distinción en la sentencia C-081 de 1996: "aquella parte del viático permanente destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento constituye salario". El marco general está en qué se considera salario y qué no.
Viáticos ocasionales y permanentes: la prueba de los tres soportes
La ley no dice cuántos viajes vuelven permanente un viático; fija el criterio de lo extraordinario o poco frecuente. Por eso la defensa no está en la etiqueta de la nómina, sino en lo que puedes mostrar por persona:
- Frecuencia. Cuántos viajes hizo en el año, a dónde y por qué. Un vendedor que recorre la misma ruta cada mes no es un auditor que sale dos veces al año.
- Concepto. Cuánto fue alojamiento, alimentación y transporte. Sin esa separación no hay cómo probar qué parte quedaba por fuera del salario.
- Soporte. La factura de cada gasto, atada a un viaje con fecha y destino.
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Un mismo vendedor, dos formas de pagarle el viaje
Un ejemplo ilustrativo, con cifras redondas. Un vendedor gana $3.000.000 de salario básico.
En el primer escenario, la empresa le consigna $1.200.000 fijos cada mes "para viáticos", viaje o no viaje, sin facturas ni conceptos separados. Tiene la forma de un viático permanente, y como nadie discriminó el transporte, el riesgo es que todo se lea como manutención y alojamiento. Su salario pasaría a ser $4.200.000. La prima de servicios, que el artículo 306 del CST fija en 30 días de salario por año, sube de $3.000.000 a $4.200.000, y el ingreso base de cotización crece $14.400.000 en el año.
En el segundo escenario, el mismo vendedor hace tres viajes: una feria en marzo, un cliente nuevo en julio y una visita de cierre en noviembre. Recibe un anticipo por viaje y lo legaliza con facturas, por $2.400.000 en total. Son viáticos accidentales: no son salario, no tocan la prima y su base de cotización sigue en $3.000.000.
En renta la diferencia también existe. La DIAN, en el Concepto 113 de 2024, concluyó que los viáticos permanentes son renta de trabajo gravada, sujeta a retención, y que los ocasionales no lo son si cumplen el artículo 1.2.4.7 del Decreto 1625 de 2016: el trabajador entrega "las facturas y demás pruebas documentales" y el pagador las conserva y contabiliza "como un gasto propio de la empresa". El cruce con la nómina de diciembre está en retención en la fuente en pagos no salariales.
Un matiz: si ese vendedor viajara cada mes a la misma plaza, las facturas no harían accidental lo habitual. Los soportes prueban el gasto; la frecuencia la define la operación.
¿Los viáticos cuentan en el límite del 40 %?
El artículo 30 de la Ley 1393 de 2010 dice que los pagos laborales no constitutivos de salario "no podrán ser superiores al 40 %" de la remuneración total, para efectos de la cotización. La duda es si un viático accidental, que no es salario por ley, entra en esa cuenta.
El Consejo de Estado, Sección Cuarta, en la sentencia con radicado 29315 del 29 de mayo de 2025, sostuvo según el análisis de CR Consultores que el límite solo aplica a pagos salariales que las partes deciden desalarizar. Los que no son salario por disposición legal, como los viáticos de transporte y representación, no integran el ingreso base de cotización.
Es un criterio judicial, no una instrucción de la UGPP: no encontramos un concepto vigente de esa entidad que lo diga así. Conviene que tu tabla del 40 % lleve los viáticos en una columna aparte, para mostrar el cálculo con y sin ellos. Cómo se arma está en desalarización y el límite del 40 %.
Legalización de viáticos: los anticipos abiertos al 31 de diciembre
Un anticipo es dinero que salió antes del viaje. Hasta que se legaliza es un saldo abierto a nombre del colaborador, y sin facturas no cumple la condición del Decreto 1625 para quedar fuera de la retención.
El problema es de calendario: los viajes de la última semana de diciembre se legalizan, con suerte, la primera de enero. Fijar un corte interno a mediados de diciembre, y decidir con tu contador qué pasa con lo que quede abierto, evita que el cierre dependa de que cada persona encuentre sus recibos.
¿Cómo se reportan los viáticos en la nómina electrónica?
La Resolución 000013 de 2021 de la DIAN exige generar el documento soporte de nómina electrónica cada mes y transmitirlo dentro de los diez primeros días del mes siguiente. La nómina de diciembre de 2026 se transmite en enero de 2027 con lo que esté clasificado al cierre.
Según la documentación de Visma para la nómina electrónica en Colombia, el anexo técnico separa los viáticos de transporte o representación, los de manutención y alojamiento salariales (viaticoManuAlojS) y los no salariales (viaticoManuAlojNS). Si el reporte dice no salarial y la contabilidad no tiene facturas ni frecuencia que lo sostengan, la inconsistencia queda firmada ante la DIAN.
Un bolsillo de Viáticos en lugar de un anticipo en efectivo
Con esto claro, el cuello de botella es operativo: el dinero sale antes que el soporte. En Bink, la empresa asigna el monto de cada viaje al bolsillo de Viáticos de la tarjeta Visa del colaborador, y cada carga queda registrada con fecha, monto, persona y categoría. El gasto se paga con la tarjeta, no con efectivo adelantado, y finanzas ve el uso por viaje sin esperar el sobre de recibos.
Bink no vuelve accidental un viático permanente ni reemplaza la factura que pide el decreto, y no es asesor contable. Lo que cambia es que el registro existe desde el primer día del viaje. Y el colaborador no pone plata propia ni espera un reembolso para pagar un hotel en otra ciudad.
La revisión de noviembre
- Quién viajó y cuántas veces, para separar patrones habituales de ocasionales.
- Pagos de viáticos discriminados en alojamiento, alimentación y transporte.
- Anticipos abiertos, con fecha de corte antes del 31 de diciembre.
- La tabla del 40 %, con los viáticos en una columna aparte.
- El mapeo de conceptos de nómina a los campos de viáticos del reporte de enero.
Y una decisión para 2027: si a alguien de tu equipo le pagas viáticos fijos cada mes, ¿estás pagando viajes o salario sin llamarlo así?