Un programa de beneficios para 2027 no se diseña en enero: se decide en el comité de presupuesto de octubre, mientras las cifras todavía se pueden mover. En Colombia ese diseño entra con tres restricciones que ya se conocen: el costo de nómina que deja la Ley 2466 de 2025, el ajuste del salario mínimo que se negocia en diciembre sobre una base de $1.750.905 y el límite del 40% de pagos no salariales de la Ley 1393 de 2010. Las tres se pueden calcular hoy.
Lo que suele pasar es otra cosa: la línea de beneficios llega al comité copiada del año anterior con un ajuste de inflación encima, se aprueba en bloque y se ejecuta desde enero sin que nadie haya revisado si el reparto del año pasado sirvió.
Empieza por el costo laboral de 2027, no por el presupuesto de este año
La base del presupuesto de beneficios del año siguiente no es lo que gastaste este año. Es lo que va a costar tu nómina en 2027, y buena parte de esa cifra ya está definida por ley.
El artículo 14 de la reforma laboral modificó el artículo 179 del Código Sustantivo del Trabajo y fijó una gradualidad para el recargo por trabajo en día de descanso obligatorio: 80% desde el 1 de julio de 2025, 90% desde el 1 de julio de 2026 y plena aplicación desde el 1 de julio de 2027, cuando el recargo llega al 100%. Si tu operación trabaja domingos y festivos, 2027 se presupuesta partido en dos: seis meses al 90% y seis meses al 100%.
El artículo 10 de la misma ley modificó el artículo 160 del CST: el trabajo diurno es el que va de las 6:00 a. m. a las 7:00 p. m., y lo que pasa de esa hora es nocturno. Para las empresas con turnos de tarde, esa franja ya corrió el costo por hora y sigue corriéndolo el año entrante.
La tercera variable todavía no está fijada. El artículo 8 de la Ley 278 de 1996 obliga a la Comisión Permanente de Concertación de Políticas Salariales y Laborales a decidir el salario mínimo a más tardar el 15 de diciembre, y si no hay consenso antes del 30 de diciembre lo fija el Gobierno por decreto. La base sobre la que se negocia es el salario mínimo de 2026, fijado transitoriamente en $1.750.905 por el Decreto 0159 del 19 de febrero de 2026.
¿Cuánto destinar a un programa de beneficios? Defínelo como porcentaje de nómina
Un monto cerrado en pesos envejece mal. Si el salario mínimo vuelve a subir por encima de la inflación, esa cifra pierde peso relativo en enero y ya no alcanza para lo que prometió en octubre.
Una bolsa definida como porcentaje de la nómina anual se comporta distinto: se ajusta sola con el incremento salarial y deja la discusión donde importa, en cuánto pesa el programa dentro del costo total de las personas. Para fijar ese porcentaje sirven tres números que tu operación ya tiene:
- Lo ejecutado, no lo presupuestado. Cuánto de la bolsa de este año llegó efectivamente a los colaboradores.
- El saldo no usado por categoría. Presupuesto que pagaste y que nadie recibió: no es ahorro, es reparto mal hecho.
- La parte obligatoria. Dotación y auxilio de transporte son obligaciones legales, no decisiones de beneficios, y no deberían competir por la misma bolsa.
Cómo repartir la bolsa entre categorías según el uso real
El reparto por categorías es donde se gana o se pierde el programa. Alimentación, movilidad, educación, bienestar y dotación no pesan igual en todas las empresas, y la única forma honesta de asignarlas es mirar el consumo del año que termina, por categoría y por mes.
Si una categoría cerró con una ejecución del 95% y otra con el 40%, ya sabes hacia dónde mover el dinero. Lo que no sirve es repetir el reparto porque así venía en la plantilla. El ejercicio se parece al que se hace a mitad de año para el presupuesto del segundo semestre, con una diferencia de escala: acá no ajustas, diseñas.
Hay un factor que se olvida seguido: los ingresos y retiros cambian el denominador. Presupuestar sobre la planta de septiembre, sin proyección de crecimiento ni de rotación, deja el número corto desde febrero.
¿Qué parte del paquete puede ser no salarial sin exponerte a la UGPP?
Acá el presupuesto se vuelve riesgo. El artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo permite que pagos como alimentación, habitación o vestuario no constituyan salario, pero solo cuando las partes lo han dispuesto expresamente. Sin ese pacto escrito, el beneficio es salario y cotiza como salario.
El segundo límite es cuantitativo. El artículo 30 de la Ley 1393 de 2010 dispone que los pagos laborales no constitutivos de salario de los trabajadores particulares no podrán ser superiores al 40% del total de la remuneración. Ese porcentaje se verifica persona por persona, no como promedio de la empresa, y es justo lo que se rompe cuando la bolsa se reparte pareja sin mirar el salario de cada quien.
Dos tareas concretas para octubre: correr el cálculo del 40% sobre la nómina proyectada de 2027 y revisar que el pacto expreso esté firmado también por quienes entraron este año. Si la desalarización de tu empresa nunca se documentó bien, conviene entender cómo funciona la flexibilización salarial antes de ampliarla. Sobre qué mira la entidad cuando revisa, ya escribimos qué audita la UGPP.
El calendario que conviene dejar cerrado antes de diciembre
Aprobar la cifra no es implementar el programa. Entre la aprobación y el primer saldo disponible hay contratos que firmar, pactos que anexar, archivos de cargue que preparar y una comunicación interna que casi siempre se hace tarde.
Conviene dejar fechas, no intenciones: cuándo se firma el contrato, cuándo se cargan los datos, cuándo se le explica al equipo y en qué dispersión aparece el primer saldo. Esa última fecha es la que más se malinterpreta. El beneficio no arranca el 1 de enero por decisión interna, arranca con la primera dispersión de nómina del año.
Nosotros construimos Bink para que ese tramo sea corto. Es una tarjeta Visa y una app con bolsillos separados por categoría (alimentación, movilidad, dotación, educación, bienestar), la implementación estándar toma alrededor de 15 días e incluye empresas de más de 1.000 colaboradores, la dispersión toma unos 5 minutos y los reportes salen por colaborador, por categoría y por periodo. La usan más de 380 empresas en Colombia.
Para el colaborador, todo este ejercicio se resume en una cosa. Si el reparto quedó bien hecho, en febrero encuentra saldo en la categoría que de verdad usa. Si quedó mal, tiene presupuesto en una que no le sirve y cero en la que necesita. Esa diferencia se decide en el comité de octubre, no en la app.
Las cinco decisiones que caben en una sesión de octubre
- El costo laboral 2027 proyectado, con el recargo dominical al 90% y al 100% en sus dos semestres.
- La bolsa de beneficios como porcentaje de nómina, no como cifra fija en pesos.
- El reparto por categoría, basado en la ejecución real del año que termina.
- El cálculo del 40% sobre la nómina proyectada, persona por persona.
- El calendario de implementación, con la fecha de la primera dispersión escrita.
Si tu comité de presupuesto es en las próximas semanas, la pregunta no es cuánto vas a destinar a beneficios en 2027. Es si el número que vas a llevar salió del costo laboral del año que viene o de la casilla del año pasado.