Para recursos humanos en Colombia, el cierre de año tiene cinco fechas que la ley fija entre el 1 de noviembre de 2026 y el 15 de febrero de 2027: la segunda cuota de la prima de servicios, la tercera dotación, el corte de cesantías, los intereses de enero y la consignación al fondo en febrero. Cada una viene de una norma distinta. En las normas que revisamos para este artículo no aparece un traslado de fecha cuando el plazo cae en fin de semana, y en 2026 y 2027 tres de esos plazos caen en domingo. Por eso el criterio práctico es adelantar cada fecha al último día hábil anterior. Es una decisión de prudencia, no una regla escrita.
Noviembre: lo que hay que cerrar antes de diciembre
Noviembre es el mes de la documentación, porque lo que no queda firmado o registrado antes del pago no se arregla después. El artículo 30 de la Ley 1393 de 2010 dice que los pagos laborales no constitutivos de salario "no podrán ser superiores al 40 % del total de la remuneración". Para medir ese límite hay que usar la nómina ejecutada de cada mes, no la proyección del presupuesto.
- Un pacto firmado por cada colaborador que recibe un beneficio no salarial, con los conceptos listados uno por uno. Lo que se firma en noviembre protege lo que se pague desde entonces, no lo ya pagado (beneficios no salariales en el cierre).
- La retención en la fuente de los pagos no salariales de diciembre, que conviene revisar antes de la última nómina del año (retención en pagos no salariales).
- Las vacaciones colectivas, si la empresa para en diciembre, con su costo y su calendario de pago (vacaciones colectivas anticipadas).
- Los bonos de fin de año. Un bono que se repite cada diciembre deja de ser ocasional y entra en la base (bonos navideños y habitualidad).
El salario mínimo de 2027 tampoco está definido todavía. Hacé Cuentas describe el proceso de concertación en curso. Cuando salga el decreto, la nómina de enero se recalcula, así que conviene dejar esa tarea asignada desde noviembre (salario mínimo 2027 en tu nómina).
20 de diciembre: la prima y la dotación caen el mismo día
El artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo obliga a pagar la prima de servicios en dos cuotas: la mitad "máximo el 30 de junio" y la otra mitad "a más tardar los primeros veinte días de diciembre". En 2026 el 20 de diciembre es domingo, así que la segunda cuota debe salir el viernes 18 de diciembre. Entre el 1 y el 18 de diciembre hay trece días hábiles, porque el 8 de diciembre es festivo. El cálculo de la cuota y la caja que se necesita están en prima de diciembre y flujo de caja.
La dotación vence el mismo día. El artículo 232 del CST fija las entregas de calzado y vestido de labor el 30 de abril, el 31 de agosto y el 20 de diciembre. Tiene derecho quien gane hasta dos salarios mínimos y lleve más de tres meses al servicio de la empresa, según el artículo 230. Si la entrega depende de un proveedor, el plazo del proveedor es anterior al del 20 de diciembre (cómo cumplir el plazo de la dotación).
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31 de diciembre: el corte de cesantías
El 31 de diciembre de 2026, que es jueves, se cierra la base de cesantías con todo lo que la nómina pagó durante el año. Un recargo mal clasificado o un bono repetido cambian esa base, y la diferencia se paga en febrero. El detalle de qué entra en la base está en liquidación de cesantías 2026.
¿Cuándo se pagan los intereses de cesantías en enero?
La Ley 52 de 1975 reconoce intereses del 12 % anual sobre los saldos de cesantías al 31 de diciembre. El Decreto 116 de 1976 dice que esos intereses "deberán pagarse en el mes de enero del año siguiente". La práctica toma el 31 de enero como límite, y ese es el día que recomendamos. En 2027 el 31 de enero es domingo, así que el pago debe salir el viernes 29 de enero.
Por ejemplo, con un saldo de $2.400.000 los intereses son $288.000. Si no se pagan a tiempo, el artículo 5 del decreto obliga a pagar al trabajador una suma adicional igual a esos intereses.
¿Cuándo se consignan las cesantías al fondo?
El artículo 99 de la Ley 50 de 1990 dice que el valor liquidado por cesantía "se consignará antes del 15 de febrero del año siguiente, en cuenta individual a nombre del trabajador en el fondo de cesantía que el mismo elija". Eso significa que el último día es el 14 de febrero. En 2027 ese día es domingo, así que la consignación debe salir el viernes 12 de febrero. La misma norma fija la sanción por retraso: "un día de salario por cada retardo".
Si el contrato terminó y quedó un saldo sin consignar, el empleador se lo paga directamente al trabajador con los intereses legales. Por eso RRHH necesita tener, antes de febrero, el fondo que eligió cada colaborador.
¿Qué pasa si el plazo cae en domingo?
Tres fechas de este calendario caen en domingo: el 20 de diciembre de 2026, el 31 de enero de 2027 y el 14 de febrero de 2027. En las normas que revisamos no aparece un traslado al lunes siguiente, y las sanciones no esperan a ese lunes. El criterio que recomendamos es adelantar el pago al último día hábil: viernes 18 de diciembre, viernes 29 de enero y viernes 12 de febrero. Ningún vencimiento debe tomarse como margen.
¿Quién hace qué en el cierre?
- RRHH: pactos firmados, novedades de ingresos y retiros, y el calendario con su responsable en cada fecha.
- Nómina: prima, dotación, liquidación de cesantías y consignación por fondo.
- Contabilidad: las provisiones y el cálculo del 40 % con la nómina ejecutada.
- Abogado laboral: revisa los pactos y la clasificación de los bonos.
Bink entra en un solo punto del calendario. No paga la prima, no liquida cesantías y no administra vacaciones. Lo que aporta es el registro de cada beneficio no salarial asignado: persona, monto, categoría y fecha, que es el soporte que pide una revisión de la UGPP sobre un pago no salarial. Hoy lo usan +600 empresas en Colombia.
¿Cuántas de estas cinco fechas tiene hoy escritas en un solo lugar, con su responsable y con el día de pago ya corrido al viernes?